Van Dijk Educatie

Situatie klant

Van Dijk Educatie (VDE) is in Nederland een vooraanstaande leverancier van schoolboeken en andere onderwijsinformatie producten. Vanuit Kampen (NL) verzendt VDE elk jaar circa 10 miljoen schoolboeken aan zo'n 550.000 studenten voor het secundaire onderwijs en de beroepsopleidingen.

Bij VDE zijn 135 mensen werkzaam in het hoofdkwartier in Kampen. Het logistieke centrum heeft in het zomerseizoen 2500 seizoengebonden arbeiders, zoals studenten. Zij zijn verantwoordelijk voor de verzending en het inventariseren van de teruggekeerde boeken.

Uitdaging

De productmanagers van Van Dijk Educatie beheerden de productinformatie in verschillende systemen, waarvan één het ERP systeem (BAAN) was. Dit systeem had een beperkt aantal velden en vele workarounds. Andere systemen waren MyL4L (My Learn for Life) en Bob/Lisa. Er waren alleen interfaces tussen MyL4L en Bob/Lisa met het oude BAAN systeem - maar niet met het nieuwe BAAN systeem. Datareeksen waren niet consistent en niet zichtbaar in één centraal overzicht. Berekening van de prijs was ontoereikend en kostte een enorme inspanning om te veranderen. Het gebruikersinterface voor het beheren van gegevens was zeer armoedig.

Verder was het niet mogelijk om leverancierscatalogi te integreren. De huidige, intern gebouwde, oplossing had ernstige prestatiesproblemen en de export naar de nieuwe webshop zou vanuit de oude architectuur zeer complex zijn.

Oplossing

Softlution is samen met de projectleden van Van Dijk Educatie, gestart met het schrijven van een Solution Design voor het PIM project. Het nieuwe systeem bevat meer dan 65.563 producten (dit aantal zal tot 2010 groeien tot 200.000) met 4 verschillende catalogusstructuren (Vakken, Methoden, Onderwijstypen, Technical). Van Dijk Educatie heeft 200 leveranciers, waarvan 60 grote leveranciers en 4 hoofdleveranciers.

De geïmplementeerde oplossing is Heiler PPM 4.6 op een Windows 2003 Server en een Oracle 10g database. De nieuwe PIM oplossing is leidend voor alle interne applicaties met betrekking tot product- en catalogusinformatie.

De volgende interfaces zijn gemaakt:

• Import Interface naar BAAN ERP (Status information)
• Export Interface naar BAAN ERP
• Export Interface naar Bob/Lisa
• Export interface naar MyL4L (My Learn for Life)

Resultaten

Van Dijk Educatie heeft de volgende resultaten bereikt met de door Softlution geïmplementeerde oplossing:

• Snellere invoer van productinformatie in PIM en ERP (BAAN)
• Beter overzicht van de productinformatie
• Verbetering van de productkwaliteit
• Verbetering van de productteksten (niet gelimiteerd in aantal karakters)
• Technische informatie
• Documenten / Plaatjes
• Multi classificatie
• Middellange/lange termijn: groei van productassortiment en leverancier integratie